退職証明書は、退職した労働者が会社に請求し、使用期間・業務・地位・賃金・退職理由のうち必要な事項を証明してもらう書類です。会社は遅滞なく交付し、請求していない事項は記載できません。離職票とは別の書類です。
退職証明書で請求できる5項目
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 使用期間 | 入社日から退職日までなど、会社で使用された期間 |
| 業務の種類 | 担当していた職種や業務内容 |
| 事業における地位 | 役職など、事業内での地位 |
| 賃金 | 会社から支払われた賃金に関する事項 |
| 退職の事由 | 自己都合、退職勧奨、定年、契約期間満了、解雇など。解雇の場合は理由を含みます。 |
会社へ依頼する手順
提出先に、使用期間、業務、地位、賃金、退職理由のどの項目が必要か確認します。
退職した勤務先の人事・総務・労務担当へ、氏名、退職日、必要項目、希望する受取方法、必要日、送付先を伝えます。メールや書面で記録を残すと確認しやすくなります。
会社指定の申請書がある場合は案内に従います。受け取ったら、請求した項目が記載され、不要な項目が追加されていないか確認します。
氏名、退職日、証明内容に誤りがある場合は、該当箇所を示して会社へ修正を依頼します。
依頼時に伝える内容です。
厚生労働省のモデル様式を使うとき
厚生労働省は「退職事由に係るモデル退職証明書」を公開しています。自己都合、退職勧奨、定年、契約期間満了、移籍出向、その他、解雇を選び、解雇の場合は具体的な理由を別紙へ記載する構成です。
厚生労働省のモデル退職証明書を確認する公式モデルはPDF資料です。画像ではなく、必要に応じて書類として確認します。退職証明書・離職証明書・離職票の違い
| 書類 | 作成・交付 | 主な役割 |
|---|---|---|
| 退職証明書 | 本人の請求により会社が本人へ交付 | 本人が指定した使用期間、業務、地位、賃金、退職理由を証明 |
| 雇用保険被保険者離職証明書 | 会社が作成しハローワークへ提出 | 被保険者期間、賃金、離職理由などを届け出る事業主側の書類 |
| 離職票－1・2 | ハローワークの確認後に本人へ交付 | 基本手当などの受給資格決定で本人が提出 |
離職票が届かない場合は、退職証明書等を持って住居所を管轄するハローワークへ相談できます。これは未交付時の相談資料であり、離職票そのものとの置き換えではありません。
会社が交付しない・内容が違う場合
最初の請求内容、送信日、会社の返信、希望受取日を確認し、必要項目を明記して再度依頼します。
内容が違う場合は、請求内容と異なる箇所、正しい内容、不要な記載を会社へ伝えて修正を求めます。
会社が請求に応じない場合は請求記録を整理し、最寄りの労働基準監督署へ相談します。
次にすること
提出先へ必要な証明項目を確認し、退職した会社へ氏名、退職日、必要項目、受取方法、必要日を記録が残る方法で伝えてください。離職票が届かず失業手当の手続きが進まない場合は、退職証明書等を用意してハローワークへ相談します。
退職後の手続き完全ガイドを見る退職後に受け取る書類と手続きの全体像を確認します。