源泉徴収簿を作り忘れていても年末調整の計算までに給与台帳などの資料から遡って整備すれば対応できます。国税庁の源泉徴収簿は事務便宜の様式で毎月の記録が分かり年末調整に使える給与台帳等であれば差し支えないとされています。一人別に扶養状況と月々給与と徴収税額を復元します。給与台帳や明細や振込記録を集めてください。。

まず月々の支給実績を集めます。給与台帳と賃金台帳と給与明細と銀行振込記録から各人各月の支給額と社会保険料控除後金額と扶養人数と税額表適用を揃えます。賞与がある場合は支給月と税額も含めます。年の途中で担当変更があった場合は前任分も確認します。不足資料は早めに集めます。

次に提出を受けた申告書を揃えます。扶養控除等申告書と配偶者控除等申告書と保険料控除申告書と基礎控除申告書など年内に提出を受けた書面か電子データを人数分確認します。不足があれば従業員に再確認します。中途入社や結婚や出生による変更も反映します。申告書は紛失防止のため写しを保管します。

一人別の記録に復元します。令和8年分給与所得に対する源泉徴収簿様式か自社の給与台帳に月々の金額と税額と賞与と年末調整欄を記入します。兼用の場合は源泉記録と年末調整に使える形にします。年末調整計算シートで年税額を計算し月合計と突合します。誤差月は税額適用を見直します。

保存期間は対象で区別します。扶養控除等申告書等は提出期限年の翌年1月10日翌日から7年で国税庁No2503に示されています。法人帳簿書類は申告期限翌日から7年でNo5930に示されています。源泉簿自体は法令様式でないため関連書類ごとに保存します。要求時は提出します。兼用可で書写不要です。

給与台帳兼用では新規書写は不要です。既存台帳に税額記録がない場合は欄を追加するか様式併用で補います。白紙作成と実績不突合と扶養変更漏れと賞与漏れに注意します。保存は年末調整後すぐ廃棄せず各7年守ります。個人番号の不要複写は保管しません。

最後に法定調書と給与支払報告書へ進みます。整備後は源泉徴収票と支払調書の作成に必要な月別記録が揃います。不明点は所轄税務署の相談窓口へ確認します。当サイトの内容は参考情報で個別条件は最新案内を確認ください。

補足として電子データ保存も可能です。申告書電子提供時は同様に保存し税務署要求に備えます。年末調整後は速やかに整理して完了です。対応は以上で完了です。