退職者分を普通徴収にする場合は、給与支払報告書（個人別明細書）の摘要欄に提出先自治体の切替理由の符号を記入し、普通徴収切替理由書に人数を記入して、支払があった年の翌年1月1日現在（前年中に退職した方は退職した日現在）に居住する区市町村へ、給与支払報告書と併せて各年1月31日までに提出します。理由書の提出がない場合や摘要欄の記入がない場合は、原則として特別徴収として取り扱われます。提出先の様式と符号を必ず確認してください。

まず確認する対象・期限・提出先

提出セットの4点を確認します。
確認項目内容
誰が提出するか前年中に給与・賃金等を支払った事業主（法人・個人を問いません）が提出します。
いつまでに出すか各年1月31日まで（給与支払報告書と併せて提出します）。
どこへ出すか受給者の支払があった年の翌年1月1日現在、前年中に退職した方は退職した日現在に居住する区市町村長宛に提出します。
何を出すか総括表、個人別明細書、普通徴収切替理由書（提出先区市町村の様式）をそろえて提出します。

提出先の受付時間や郵送先は区市町村で異なります。たとえば川崎市は1月31日までと案内し、港区は1月1日・退職日現在の住所地への提出と摘要欄への符号記入を案内しています。必ず受給者の住所地の案内で確認します。

退職者の符号の選び方（自治体で符号が違います）

退職者・退職予定者・休職者を普通徴収にする区分がありますが、符号の付け方は全国一律ではありません。川崎市の神奈川県統一基準では普F、広島市ではA退職等と案内しています。乙欄・他の事業所で特別徴収される方は、川崎市では普B、広島市ではD乙欄と案内しています。提出先の切替理由書の表記をそのまま使います。

自治体別の表記例を比べます。提出先の表記を優先します。
区分川崎市の例広島市の例
退職者・5月末までの退職予定者・休職者普FA退職等
他の事業所で特別徴収（乙欄該当を含む）普BD乙欄
給与少額・不定期など普C・普DなどB少額・C不定期など

書き方手順（紙・Excel提出の例）

提出先ごとに受給者を分けます。翌年1月1日現在（前年中退職は退職日現在）の住所を、住民票の住所と突き合わせて確認します。住所を間違えると別の自治体へ提出し直すことになります。

退職者・退職予定者に当てはまる切替理由を、提出先の理由書で選びます。本人の希望だけでは普通徴収にできません。該当しない場合は特別徴収として扱います。

個人別明細書の摘要欄に、提出先の符号を記入します。広島市の案内では、中途就・退職欄や乙欄に記入があれば摘要欄の記号略号を省略できる場合がありますが、提出先の案内で省略可否を確認します。

普通徴収切替理由書に、理由ごとの人数を記入します。理由ごとの人数と、普通徴収として扱う個人別明細書の枚数（人数）が一致するか確認します。

総括表と合わせて提出します。受給者氏名のフリガナと生年月日、1月1日・退職日現在の住所に漏れがないか確認します。全員を特別徴収にする場合は、広島市の案内のように理由書の提出が不要なことがあります。

eLTAX・光ディスク等で出す場合

eLTAXや光ディスク等で提出する場合は、提出先の入力項目に従います。広島市の案内では、該当者について普通徴収欄にチェックを入力し、摘要の項目に記号と略号を入力すること、理由書の提出は不要であることが案内されています。扱いは自治体で異なるため、提出先のチェックリストや案内で入力漏れを確認します。

提出漏れ・間違いに気づいたら

理由書を付け忘れた、摘要欄の符号を入れ忘れた、人数が合わない場合は、特別徴収として取り扱われることがあります。気づいたら提出先の区市町村の住民税担当へ早めに連絡し、訂正方法を確認します。課税が始まった後の切替は、自治体の処理で対応できる範囲が変わります。

提出直前に次を確認します。

よくある質問

退職者なら理由書なしで普通徴収になりますか？

なりません。切替理由に該当しても、切替理由書の提出と摘要欄への符号記入が必要です。提出がない場合や記入がない場合は、原則として特別徴収として取り扱われます。

普Bと退職者の区分はどう使い分けますか？

他の事業所で特別徴収される方（乙欄適用を含む）は川崎市の例では普B、広島市の例ではD乙欄、退職者・退職予定者・休職者は川崎市の例では普F、広島市の例ではA退職等と案内されています。両方に当てはまる場合は提出先の案内で優先する区分を確認します。自治体で符号が異なるため、提出先の表記を使います。

退職した年の5月31日までの退職予定者も含めますか？

川崎市や広島市の案内では、退職者に加えて5月末までの退職予定者や休職者を含めています。対象の範囲と書き方は提出先で異なるため、住所地の区市町村の切替理由の定義で確認します。

eLTAXでは切替理由書は不要ですか？

広島市の案内ではeLTAX・光ディスク等では普通徴収欄のチェックと摘要への記号略号の入力を行い、理由書の提出は不要と案内されています。自治体で扱いが異なるため、提出先の案内とチェックリストで確認します。

公式情報と確認日

次にすること

提出後は、特別徴収税額通知の内容と普通徴収に切り替わったかを確認します。退職後の住民税の納め方自体は、本人が納税通知書や新しい勤務先の天引きで確認します。担当者は提出先の控えと人数照合の記録を保管します。

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