結論：請求していない退職理由は、記載しないよう求められます
会社へ退職証明書を請求した際に退職理由を求めていないのに、その理由が記載されていた場合は、希望する項目を明示して新しい証明書の交付を求めます。労働基準法第22条は、退職時等の証明書に労働者が請求していない事項を記入してはならないと定めています。
最初に確認すること
請求内容と届いた証明書を照らし合わせます。
- 会社へ送ったメール、申請書、チャットなどで、どの事項の証明を求めたかを確認します。
- 届いた証明書の退職理由欄を確認します。退職理由を請求していなければ、その記載は第22条第3項の確認対象です。
- 退職理由を求めたうえで内容が事実と異なると考える場合は、「請求していない事項」の問題とは分けて、経緯や根拠資料を整理します。
法律上、証明を請求できる事項
労働基準法第22条第1項では、退職する労働者が次の事項について証明書を請求した場合、使用者は遅滞なく交付しなければならないとされています。必要な事項だけを具体的に指定することが、不要な記載を避ける出発点です。
| 事項 | 請求時の確認点 |
|---|---|
| 使用期間 | 在職期間の証明が必要かを確認します。 |
| 業務の種類 | 担当業務の証明が必要な場合に指定します。 |
| その事業における地位 | 役職・地位の証明が必要な場合に指定します。 |
| 賃金 | 賃金に関する証明が必要な場合に指定します。 |
| 退職の事由（解雇の場合はその理由を含む） | 必要なときだけ請求します。請求しない場合は、記載を求めないことを明確にします。 |
再交付を求める3つの手順
発行済みの退職証明書、会社へ送った請求の記録、会社からの返信を保存します。提出前であれば、原本を手元に残し、写しを作っておきます。
人事・総務など発行元へ、メールなど記録が残る方法で再交付を依頼します。必要な証明事項と、退職理由を請求していないことを具体的に伝えます。
新しい証明書を受け取ったら、依頼した事項だけが記載されているか、氏名や使用期間など提出先で必要な内容に不足がないかを確認してから提出します。
会社へ送る依頼文の例
退職証明書の再交付をお願いします。今回、証明を希望する事項は「使用期間」です。退職の事由は請求していないため、退職理由を記載しない証明書を交付してください。提出先の期限があるため、交付予定日もご教示ください。
「使用期間」の部分は、実際に必要な事項へ置き換えます。退職理由を求めない場合は、希望する項目を列挙し、退職理由は請求していないことを併せて伝えると、依頼内容を確認しやすくなります。
会社が対応しないときの相談先
依頼しても交付や再交付について解決しないときは、請求内容と受け取った証明書、会社との連絡記録をそろえて総合労働相談コーナーへ相談できます。厚生労働省は、同コーナーで労働問題の相談を受け、労働基準法等への違反の疑いがある場合は、行政指導等の権限を持つ担当部署へ取り次ぐと案内しています。
相談先総合労働相談コーナーのご案内（厚生労働省）離職票の離職理由とは分けて確認する
このページは、労働基準法第22条の退職証明書について、請求していない事項が記載された場合を扱います。雇用保険の離職票に記載された離職理由の確認や手続きは別の論点です。
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退職理由を空欄にしてもらえばよいですか？
空欄にすることだけを求めるより、証明してほしい事項を具体的に示し、退職の事由は請求していないと伝える方法が明確です。労働基準法第22条第3項は、労働者が請求していない事項を記入してはならないと定めています。
会社に事実と違う退職理由へ変えてもらえますか？
このページで扱うのは、請求していない退職理由を記載しないよう求める場面です。事実と異なる内容への変更を求めることとは区別してください。退職理由そのものの事実関係に争いがある場合は、経緯を示す資料を整理して相談先へ確認します。
次にすること
提出前に、請求内容と証明書の記載を確認します。