住民票の写しを代理人に頼むときは、委任者本人が作成し自署した委任状と、窓口に行く代理人の本人確認書類が必要です。マイナンバー（個人番号）や住民票コード入りの住民票は、原則として代理人にその場で交付されず、委任者の住民登録地へ郵送（転送不可）で届きます。委任状にはあて先、作成日、委任者と代理人の住所・氏名・生年月日、委任する内容、使用目的・提出先、必要通数などを具体的に記入します。

手続きの概要

住民票の写し等は原則として本人または同一世帯の方が請求しますが、病気や仕事などで窓口に行けない場合は、委任状を持った任意代理人に請求を委任できます。委任状は本人の意思を確認する書面のため、パソコンで全て作成したものやコピー、ファックス、消せるボールペンで書いたものは受付できません。原本の提出が必要です。

対象者と委任状が不要な場合

委任状の要否

  • 同一世帯の方が請求する場合：原則として委任状は不要です（北区・千葉市・目黒区などが明記）
  • 別世帯の任意代理人が請求する場合：委任状が必須です
  • 法定代理人（未成年の親権者、成年後見人など）の場合：委任状ではなく戸籍謄本や成年後見登記事項証明書（発行から3か月以内）で権限確認をします

手数料と提出先

手数料や受付時間は市区町村により異なりますが、多くの自治体で共通する目安は次のとおりです。必ず住民登録のある市区町村の案内で最新情報を確認してください。

手数料と受付
項目内容
手数料住民票1通300円が一般的です（中央区・千葉市・目黒区）
提出先住民登録のある区役所・市役所の戸籍住民課・区民生活課等。一部自治体では地区サービス事務所や出張所でも受付します
受付時間平日8時30分〜17時が原則。水曜は19時まで、日曜・土曜は区役所のみ開庁する場合があります。祝日・年末年始を除きます
委任状の有効期限作成から3か月以内を求める自治体があります（北区の例）

委任状に必ず書く7項目

用紙や書式は自治体指定の様式でも、便せん等の手書きでも構いませんが、次の項目は必ず記入してください。一宮市・中央区・目黒区・北区の公式案内で共通して求められています。

委任状の必須項目

委任内容の書き方 詳細ポイント

あて先と作成日を記入します。あて先は住民登録のある市区町村長あて（例：中央区長あて）、作成日は委任状を書いた日付を年月日で記入します。

委任者（頼む人）の情報を記入します。住所、氏名、生年月日、日中に連絡の取れる電話番号を全て本人が手書きします。氏名は自署が必須で、押印は印鑑登録以外は原則不要と説明する自治体が増えています。

代理人（窓口に行く人）の情報を記入します。住所、氏名、生年月日、連絡先を正確に記入します。外国人住民が代理人になる場合は、在留カードや特別永住者証明書に記載されている字体の本名を必ず記入してください。

委任する内容を具体的に記入します。「住民票の写し（除票・記載事項証明を含む）の申請および受領の件」とし、対象者の住所・氏名、世帯全員分か個人分か、必要通数（記入がないと1通扱いの自治体あり）を明記します。

表示が必要な項目と使用目的を記入します。世帯主・続柄、本籍・筆頭者（日本人のみ）、住民票コード、マイナンバー、外国人の国籍・在留情報など、通常は省略される項目が必要な場合は「記載要」と明記します。マイナンバーが必要な場合は、提出先と使用目的も具体的に書きます（法律で提出先が限定されているため）。

代理人が持参する本人確認書類

代理人は委任状に加え、窓口で本人確認書類を提示します。自治体により1点で足りる書類と2点必要な書類が分かれています。

本人確認書類の例

  • 1点で確認できるもの：マイナンバーカード、運転免許証、パスポート、在留カード、特別永住者証明書、官公署発行の顔写真付き証明書など
  • 2点以上の確認が必要なもの：健康保険の資格確認書（有効期限内の保険証）、年金手帳など氏名・住所・生年月日が記載されたもの
  • いずれも委任状に記載された代理人の住所・氏名が確認できる有効な書類が必要です。書類をお持ちでない場合は事前に市区町村へ相談してください。

マイナンバー・住民票コード入りの住民票を頼むときの特別ルール

マイナンバーや住民票コードを記載した住民票は、利用が法律で行政機関や社会保障・税・災害対策の手続きに限定され、交付方法も厳格です。代理人に直接交付できないのが原則で、自治体ごとに対応が分かれます。

マイナンバー入り住民票の交付方法
自治体例代理人への直接交付郵送方法
千葉市不可申請後に区役所から本人の住民登録地へ郵送（転送不可）
東京都北区不可委任者の住民記録地に郵送（個人番号記載の写しは代理人に交付できない）
目黒区不可（郵便料金負担）申請後に本人の住所へ郵送。料金は申請者負担
中央区原則郵送だが例外あり原則本人あて郵送。直接代理人へ交付を希望する場合は委任者の身分証明書の写し（運転免許証・保険証等）を委任状に添付すれば交付可能な場合あり

郵送になる場合、住民票は転送不要郵便で本人の住民登録地に届き、代理人の住所へは届きません。切手や返信用封筒の用意、郵送料の負担を求められることがあります。日数は市区町村により異なりますが、窓口で交付される通常の住民票より時間がかかります。

よくある失敗と注意点

失敗例と対処

  • 委任事項を空白にした委任状は受付不可です。具体的に記入してください（北区）
  • 委任状が3か月を超えていると受付不可になる自治体があります。作成日を確認してください
  • 全てパソコン作成やコピーは不可です。必ず委任者本人が手書きで原本を作成してください（目黒区は全て直筆・コピー不可を明記）
  • 消せるボールペンは不可です。消せない黒色ボールペンで記入してください
  • 通数記入漏れは1通のみ発行扱いになります。必要通数を必ず記入してください
  • マイナンバーが必要なのに使用目的・提出先の記入がないと受付できません
  • 外国人住民の代理人氏名を通称で書くと不備になります。在留カード等の本名で記入してください
  • 同一世帯でも世帯分離している場合は別世帯扱いで委任状が必要になることがあります。世帯状況を確認してください

手続きの流れ

提出先に必要な住民票の種類を確認します。世帯全員分か個人分か、本籍・世帯主・マイナンバー等の記載要否、使用目的・提出先を、勤務先や提出先に事前確認します。

委任状を作成します。上記7項目を便せんまたは自治体様式に委任者本人が自署で記入し、必要に応じて訂正は二重線と訂正印で対応します（修正液不可）。

代理人が窓口へ行きます。委任状原本、代理人の本人確認書類、住民票の写し等交付請求書（窓口備付）を持参します。手数料300円程度を用意します。

受領または郵送を待ちます。通常の住民票は窓口で受領できます。マイナンバー入りの場合は申請後に本人の住民登録地へ郵送されるため、転送設定をしていても転送されません。郵便物の到着を確認してください。

出発前の最終チェック

よくある質問

委任状はパソコンで作成してもよいですか？

全てパソコンで作成したものやコピー、ファックスは受付できません。便せん等に委任者本人が直筆で作成し、原本を提出してください。消せるボールペンも不可です。病気などで自署が困難な場合のみ、市区町村へ相談の上で代筆が認められることがあります。

同一世帯の家族なら委任状は不要ですか？

原則として不要です。住民票上同一世帯の方が請求する場合は委任状なしで請求できます。ただし、別世帯の家族や同居でも世帯が分かれている場合は委任状が必要です。世帯状況が不明な場合は住民登録のある市区町村へ確認してください。

マイナンバー入りの住民票はコンビニや代理人で即日受け取れますか？

コンビニ交付でマイナンバー入り住民票を取得できるのは本人がマイナンバーカードで操作する場合に限られ、代理人請求は窓口のみです。代理人が窓口で請求しても、多くの自治体ではその場で交付されず、本人の住民登録地へ郵送（転送不可）になります。中央区のように委任者の本人確認書類の写しを添付すれば代理人に直接交付できる例外もありますが、自治体により異なるため事前に確認が必要です。

委任状はどこでもらえますか？

市区町村の窓口に備え付けのほか、各自治体の公式サイトからPDF様式をダウンロードできます。例えば中央区は「委任状（住民票請求用・住民異動用）」、目黒区は「委任状（住民票・窓口申請用）」を公開しています。様式がない場合でも便せんに必要項目を記入すれば有効です。

まとめと次の行動

住民票を代理人に頼むときは、事前に「誰のどの住民票が何通必要か」「本籍やマイナンバー等の記載要否」「使用目的と提出先」を確認し、委任者本人が自署した委任状を用意することが最も重要です。マイナンバー入りは原則郵送で日数がかかるため、提出期限に余裕を持って手続きしてください。自治体により受付時間や郵送料金の扱いが異なるため、必ず住民登録のある市区町村の最新案内で確認し、不明点は戸籍住民課へ問い合わせてください。

当サイトの内容は参考情報です。具体的な手続き・条件は、管轄する行政機関、自治体、保険者、勤務先などの最新案内をご確認ください。