年次有給休暇管理簿を作り忘れても、気づいた時点で遡って作成し、与えた期間中と期間満了後3年間保存します。時季・日数・基準日の3項目を労働者ごとに整え、臨検で提示できる状態に戻します。
症状と対象の確認
年次有給休暇を与えたにもかかわらず、管理簿を作成していない状態が対象です。山口労働局の案内では、年次有給休暇を与えたときは時季、日数及び基準日を労働者ごとに明らかにした書類を作成し、与えた期間中と期間満了後も保存すると案内しています。厚生労働省の労働条件Q&Aでも、労働者ごとの管理簿の作成と期間満了後3年間の保管が義務づけられたと案内しています。2026年9月12日時点の公式情報で確認しています。
管理簿に記載する3項目の確認リストです
- 時季：年次有給休暇を取得した日付
- 日数：取得した日数
- 基準日：年休権が生じた日
保存期間の数え方
保存期間は、当該年休を与えた期間中及び当該期間の満了後3年間です。当分の間3年と案内されており、法令の条文案内では5年と併記される場合があります。現在の実務では3年で管理します。退職者がいても、期間満了後の3年が過ぎるまでは破棄しません。全国共通の原則です。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 保存対象 | 年次有給休暇を与えた労働者ごとの管理簿 |
| 保存期間 | 与えた期間中及び期間満了後3年間（当分の間） |
| 調製方法 | 労働者名簿または賃金台帳とあわせて調製できます |
| 管理方法 | 必要なときにいつでも出力できる仕組みでシステム管理も可能です |
遡及作成の手順
出勤簿、賃金台帳、休暇申請書やメール承認などから取得実績を復元します。記憶だけで日付を補わず、記録が残る資料で裏付けます。
労働者ごとに基準日、取得日数、取得した日付を整理します。労働者名簿または賃金台帳に追記する方法でも差し支えありません。システムで管理する場合は、必要なときにいつでも出力できる状態にします。
作成後は与えた期間中と期間満了後3年間保存します。更新漏れを防ぐため、基準日管理と取得状況の確認手順を決めます。
労基署の臨検への備え
年次有給休暇管理簿は、労働基準監督署が臨検監督等で確認する法定書類の一つと案内されています。指導があった場合は、速やかに作成して提示します。作成例は山口労働局のページでExcel形式が案内されていますが、当サイトでは文書形式の違いから画像としては扱わず、公式ページの案内として参照します。管轄の労働基準監督署への相談が必要な場合は、事業場を管轄する署へ確認します。
よくある失敗
遡及作成で起きやすい失敗の整理です
- 基準日を付与日と混同し、年休権が生じた日とずれる
- 時季と日数の記載が不足し、取得日の特定ができない
- 退職者分を早期に破棄し、期間満了後3年を満たさない
- システムに入力しただけで出力確認をせず、臨検で提示できない
よくある質問
パートや短時間の方も対象ですか
対象は年次有給休暇を与えた労働者ごとです。与えた実績がある方について作成します。個別事情によって判断が異なるため、管轄窓口へご確認ください。
保存期間はいつから数えますか
当該年休を与えた期間中及び当該期間の満了後3年間です。当分の間3年と案内されています。期間満了後の起算を誤らないよう管理します。
紙ではなくシステム管理でもよいですか
必要なときにいつでも出力できる仕組みとした上で、システム上で管理することも差し支えないと案内されています。紙とシステムのどちらでも、出力と保存の要件を満たします。