通称は外国人住民が日常生活で使う呼称を住民票に記載する制度です。在留カードや特別永住者証明書には記載されません。登録には社会生活で通用している資料2点が原則必要です。
手続きの概要
通称とは、外国人住民の方が日常生活の上で使用している、氏名以外の呼称です。住民票に記載するためには、記載を求める呼称が国内の社会生活上で通用していることが分かる資料の提示が必要です。登録された通称は住民票に記載されますが、在留カードや特別永住者証明書には記載されません。手続きは住民登録のある市区町村の窓口で行います。窓口の名称や支所の可否は自治体により異なりますので、事前に住民登録地の案内をご確認ください。
対象者と対象外の境界
外国人住民の方が対象です。本国名と同一の呼称は通称として記載できません。印鑑登録や登記を理由とする記載もできません。豊川市の案内では、在留資格が留学生・技能実習生・特定技能の方は居住関係の公証のために通称を記載できないとされています。また、在留期限の残りが1〜2か月で到来する方は記載できないとされています。これらの扱いは自治体の運用により異なる場合がありますので、該当する方は市民課へ事前にご相談ください。
登録できる氏名と文字
柏市の案内では、登録できる通称は次のような日本式の氏名です。日常的に使用している本国名以外の氏名、日本人配偶者の氏や外国人配偶者の通称の氏、通称を使う親の氏、日系外国人の方の日本式氏名部分が例示されています。本国名そのものを Ler通称とすることはできません。漢字表記の本国名を通称にしたい場合は出入国在留管理庁への相談が必要です。使える文字はひらがな・カタカナ・漢字で、繁体字と簡体字を除きます。アルファベットやハングル、記号等は使用できません。
必要書類
市区町村で共通する持ち物の考え方は次のとおりです。細目は自治体により異なります。
必要書類の概要
- 通称記載申出書。削除のときは通称削除申出書。変更のときは両方を同時に提出する自治体があります。
- 届出人の本人確認書類。在留カード、特別永住者証明書、運転免許証、パスポート、マイナンバーカードなどが例示されています。
- 登録する通称を社会生活で日常的に使っている資料2点。組み合わせの条件があります。
- 代理人のときは委任状と代理人の身分証明書。法定代理人は資格が分かる戸籍謄本や登記事項証明書等が求められる場合があります。
- 婚姻等や出生、日系事由で資料提示を省略できる場合があります。戸籍謄抄本や出生証明書と訳文などが必要です。
資料2点の組み合わせは自治体で確認が必要です。柏市の案内では、資料をAとBに区分し、Aの資料2点またはA1点とB1点が必要で、B2点では登録できないとされています。発行元が異なる2点が必要で、同じ会社が出した社員証と在職証明書などは条件を満たしても登録できないとされています。豊川市の案内では、社員証や在職証明書、源泉徴収票、公共料金の紙の領収書などが例示され、同じ人や機関が作成した資料は複数と数えないとされています。手書き書類、個人からの郵便物、通帳やキャッシュカード、名刺や会員証、診察券、電子媒体の領収書など本人の意思で容易に作成できるものは確認資料にできないとされています。川越市の案内では、社員証や学生証、卒業証書、保険証、登記簿謄本、診察券、請求書や給与明細、通帳、異なる差出人の書簡2通以上などが例示されています。お住まいの市区町村の最新の確認書類一覧で組み合わせをご確認ください。
手順
資料をそろえて住民登録地の窓口へ申し出ます。
通称記載申出書に記入し、本人確認書類と社会生活通用資料2点を原本で提示します。代理人は委任状を添えます。
窓口で通称の要件と資料の組み合わせを確認します。出生や婚姻、日系事由のときは戸籍謄抄本や出生証明書と訳文などの提示を求められる場合があります。
住民票に記載された後は、住民票の写し等で通称の記載を確認します。在留カードの記載は変わりません。
変更と削除の制限
通称の変更は原則認められません。婚姻等の身分行為により相手方の氏や通称の氏に変える場合などに申出ができます。変更のときは削除申出と新規記載申出を同時に行う自治体があります。一度削除した同じ通称の再記載は原則できないとされています。削除自体は本人の意思で申し出できます。柏市と豊川市の案内でこの扱いが示されています。運用は自治体により異なるため、変更を検討する方は市民課へご相談ください。
注意点・よくある失敗
事前確認で防げる注意点
- B区分の資料2点だけ、同じ発行元の資料2点では登録できない扱いがあります。
- 通帳や診察券、手書き書類、電子領収書の可否は自治体で扱いが異なります。
- 留学生や技能実習生、特定技能の方、在留期限が間近の方は対象外とされる場合があります。
- 氏名と同一の呼称、印鑑登録や登記目的の記載はできません。
- 記載後は氏名と一体で証明されるため、通称のみの証明書にはできません。
在留カードに通称は記載されますか。
記載されません。柏市の案内では、登録された通称は住民票に記載されますが、在留カードや特別永住者証明書には記載されないとされています。カードの漢字表記を希望する場合は出入国在留管理庁へお問い合わせください。
通称はあとから変更できますか。
原則できません。婚姻等の身分行為による場合に変更の申出ができます。変更のときは削除と新規記載を同時に行う自治体があります。削除した同じ通称の再記載は原則できないとされています。
代理人が届け出できますか。
できます。本人または同一世帯の親族が基本で、任意代理人は本人が署名した委任状と代理人の身分証明書が必要です。法定代理人は資格が分かる書類が必要です。別世帯の親族は任意代理人として委任状が必要です。
次は住民登録地の市民課の案内で、申出書様式と確認書類2点の組み合わせ、支所の可否を確認してください。資料がそろわないときは出生・婚姻・日系事由の省略可否もあわせて相談すると手戻りを防げます。